Papierowe teczki, listy obecności i podania o urlop wciąż zajmują sporo miejsca w niejednym biurze. Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz cyfryzować wszystkiego naraz. Wystarczy zacząć od kilku procesów, które dają natychmiastowy efekt, a resztę dołączać stopniowo. Poniżej znajdziesz cztery obszary, od których warto „ruszyć” w pierwszej kolejności.
Wnioski urlopowe i zwolnienia. Najszybszy krok do samoobsługi pracowniczej
Jeśli szukasz procesu, który przyniesie szybki efekt, zacznij od urlopów. To obszar, w którym papier i arkusze kalkulacyjne zawodzą najczęściej. Elektroniczne wnioski urlopowe przenoszą część odpowiedzialności na samego pracownika. To on składa wniosek przez przeglądarkę, telefon albo firmowy komunikator, wybiera rodzaj nieobecności i wskazuje zastępcę.
Manager dostaje powiadomienie i zatwierdza wniosek jednym kliknięciem. System sam liczy pozostałe dni wolnego i pilnuje limitów, więc nikt nie musi ręcznie sumować godzin. Znika przepisywanie danych i szukanie zagubionych podań w szufladzie. Pracownik może też w każdej chwili sprawdzić, ile dni wolnego mu zostało. Mniej pytań o stan urlopu trafia do kadr, bo każdy widzi swój limit i termin jego wygaśnięcia.
Papierowe listy obecności. Zastąpienie podpisów cyfrową rejestracją czasu pracy
Papierowa ewidencja łatwo się gubi, a jej podsumowanie na koniec miesiąca zajmuje mnóstwo czasu. Cyfrowa rejestracja czasu pracy zamienia podpis na jedno kliknięcie w przeglądarce lub w telefonie. Pracownik oznacza początek i koniec dnia pracującego, a system układa z tego gotową kartę czasu pracy.
Do wyboru jest kilka metod logowania, więc bez trudu dopasujesz je do biura, pracy zdalnej czy zespołu pracującego w terenie. Dane spływają do managera i kadr w czasie rzeczywistym, dlatego zawsze wiesz, kto już rozpoczął pracę, a kto jeszcze nie. Późniejsze rozliczenie i eksport do systemu płacowego dzieje się w kilku kliknięciach, bez ręcznego zliczania godzin z papierowych kartek. Ewidencja pozostaje spójna i gotowa do wglądu w razie kontroli. To jeden z najprostszych procesów do wdrożenia cyfryzacji, który daje odczuwalny efekt niemal od pierwszego dnia stosowania.
Zgłaszanie pracy zdalnej i wyjść prywatnych. Akceptacja z poziomu komunikatora
Systemy zintegrowane ze Slackiem czy MS Teams obsłużą zgłaszanie pracy zdalnej i wyjść prywatnych bez opuszczania okna czatu. Pracownik zgłasza taki fakt, a przełożony akceptuje go od razu w komunikatorze.
Wszystko trafia do wspólnego kalendarza, więc reszta zespołu od razu widzi, kto i kiedy jest dostępny. Nikt nie musi dopytywać, gdzie akurat znajduje się kolega z projektu, a powiadomienia informują o każdej zmianie na bieżąco. Taka drobna zmiana oszczędza czas i porządkuje m.in. hybrydowy tryb pracy.
Akta osobowe i dane zatrudnionych. Przejście z segregatorów na bezpieczne e-teczki
Segregatory z umowami, aneksami i dokumentami z onboardingu potrafią zająć cały regał. Przeniesienie ich do elektronicznych teczek porządkuje pracę działu kadr.
Wszystkie dane zatrudnionych trafiają do jednej, bezpiecznej elektronicznej, cyfrowej bazy. Dokumenty łatwo odszukać, a dostęp do nich przypiszesz tylko wybranym osobom, na przykład managerowi wyłącznie w obrębie jego zespołu. System przypomni też o ważnych datach, choćby o kończącej się umowie czy badaniach okresowych. Taki porządek wspiera zgodność z RODO i zdejmuje z kadr obowiązek pilnowania papierowych kopii. Kiedy potrzebujesz konkretnej umowy, znajdujesz ją w kilka sekund, a nie po przejrzeniu kolejnych segregatorów.
Pamiętaj, że cyfryzacja nie musi być błyskawiczną rewolucją. Wystarczy zacząć od jednego procesu i rozwijać ją w tempie, które pasuje do Twojej firmy.
Artykuł sponsorowany
