Faktura proforma to dokument handlowy, który przedstawia cenę i warunki przyszłej transakcji, ale nie jest fakturą VAT ani dowodem księgowym. Wystawia się ją przed sprzedażą, dostawą towaru lub wykonaniem usługi, często w celu uzyskania zaliczki albo potwierdzenia zamówienia. Sprawdź, jakie dane powinna zawierać i co zrobić po otrzymaniu płatności.
Faktura proforma – co to jest?
Faktura proforma, zapisywana także jako „pro forma”, jest dokumentem informacyjnym stosowanym w obrocie gospodarczym. Przypomina fakturę sprzedaży, ponieważ pokazuje strony transakcji, przedmiot zamówienia, ceny, podatek VAT oraz termin zapłaty.
Jej podstawową funkcją jest przedstawienie warunków przyszłej sprzedaży. Może pełnić rolę oferty, potwierdzenia przyjęcia zamówienia, wezwania do przedpłaty lub informacji o wysokości zaliczki. Samo wystawienie dokumentu nie potwierdza jeszcze dostawy towaru ani wykonania usługi.
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie zastępuje faktury VAT. Po otrzymaniu zapłaty albo wykonaniu sprzedaży trzeba wystawić właściwy dokument podatkowy.
Określenie „proforma” powinno być widoczne w nagłówku. Dzięki temu odbiorca nie pomyli dokumentu z fakturą VAT, mimo że oba druki mogą mieć bardzo podobny układ.
Kiedy wystawić fakturę proforma?
Przepisy nie wskazują obowiązkowego terminu wystawienia proformy. Przedsiębiorca może sporządzić ją przed zawarciem transakcji, przed rozpoczęciem realizacji zamówienia albo przed oczekiwaną wpłatą. Dokument jest dobrowolnym narzędziem komunikacji z klientem.
W praktyce wykorzystuje się go w kilku sytuacjach:
- przedstawienie ceny towaru lub usługi przed akceptacją zamówienia,
- uzyskanie całości zapłaty przed dostawą lub wykonaniem świadczenia,
- uzyskanie części należności w formie zaliczki,
- potwierdzenie ustaleń przekazanych wcześniej telefonicznie lub mailowo,
- przygotowanie dokumentu dla banku, procedury zakupowej albo odprawy celnej.
W handlu międzynarodowym zagraniczny kontrahent może potrzebować proformy do otwarcia akredytywy lub przedstawienia warunków wysyłki. Sam dokument nie potwierdza jednak eksportu dla celów VAT i nie daje podstawy do zastosowania stawki 0%.
Nie należy wystawiać proformy dopiero po otrzymaniu pieniędzy. W takim przypadku płatność należy rozliczyć fakturą zaliczkową albo fakturą dokumentującą sprzedaż.
Jakie elementy powinna zawierać?
Ustawa o VAT nie określa wzoru faktury proforma. Przyjęta praktyka polega na odwzorowaniu danych, które pojawią się później na fakturze VAT. Taki układ ułatwia klientowi sprawdzenie zamówienia, a sprzedawcy późniejsze przygotowanie dokumentu księgowego.
Na proformie warto umieścić:
- wyraźny tytuł „FAKTURA PROFORMA” lub „PRO FORMA”,
- numer dokumentu oraz datę i miejsce wystawienia,
- dane sprzedawcy – nazwę, adres i NIP,
- dane nabywcy – nazwę lub imię i nazwisko, adres oraz NIP, jeśli dotyczy,
- nazwy towarów albo usług, ilości i jednostki miary,
- cenę jednostkową netto, wartość netto i rabaty,
- stawkę oraz kwotę VAT podaną informacyjnie,
- wartość brutto i łączną kwotę do zapłaty,
- termin realizacji zamówienia i termin płatności,
- numer rachunku bankowego oraz termin ważności oferty.
Numeracja nie jest wymagana, lecz osobna seria, na przykład PF/001/05/2026, ogranicza ryzyko pomylenia proformy z fakturą VAT. Dobrym rozwiązaniem jest też adnotacja: „Dokument nie stanowi faktury VAT i nie jest podstawą do rozliczeń podatkowych”.
Faktura proforma a faktura VAT – czym się różnią?
Podobny wygląd nie oznacza takiego samego statusu prawnego. Faktura VAT dokumentuje sprzedaż, dostawę towaru, wykonanie usługi albo otrzymanie zaliczki. Proforma jedynie opisuje planowaną transakcję.
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT |
| Status | Dokument handlowy i informacyjny | Dokument księgowy i podatkowy |
| Podatek VAT | Nie powoduje obowiązku podatkowego | Dokumentuje VAT należny lub naliczony |
| Księgowanie | Nie trafia do KPiR ani ewidencji VAT | Może być ujęta w ewidencjach podatkowych |
| Odliczenie VAT | Nie daje takiego prawa | Może stanowić podstawę odliczenia, jeśli spełnione są warunki |
| KSeF | Pozostaje poza systemem | Podlega zasadom KSeF właściwym dla danego okresu i podatnika |
Stanowisko Ministerstwa Finansów wskazuje, że proforma nie wywołuje skutków w VAT ani w podatkach dochodowych. Wystawca nie rozlicza wykazanej na niej kwoty podatku, a nabywca nie odlicza VAT na jej podstawie.
Dokumentu nie ujmuje się w KPiR, ewidencji VAT, JPK_V7 ani w ewidencji przychodów. Nie stanowi też podstawy zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Co zrobić po zapłacie proformy?
Wpłata dokonana na podstawie proformy może oznaczać akceptację warunków zamówienia, ale nie zmienia charakteru samego dokumentu. Sprzedawca musi wystawić fakturę VAT właściwą dla przebiegu transakcji.
Częściowa wpłata
Jeżeli klient wpłacił tylko część należności przed dostawą lub wykonaniem usługi, wystawia się fakturę zaliczkową. Należy ją sporządzić co do zasady w terminie 15 dni od otrzymania wpłaty. Po realizacji zamówienia może być potrzebna faktura końcowa na pozostałą kwotę.
Wpłata całej kwoty
Gdy przed realizacją zamówienia klient zapłacił 100% ceny, właściwy dokument powinien potwierdzić otrzymanie należności oraz późniejszą sprzedaż. Jeżeli pełna wpłata została ujęta na fakturze zaliczkowej, faktura końcowa może nie być potrzebna.
Brak zapłaty
Nieopłacona proforma nie powoduje obowiązku podatkowego. Nie trzeba jej księgować ani korygować, gdy klient zrezygnuje z zakupu. Można ją anulować, zmienić lub zastąpić inną wersją, ponieważ nie podlega zasadom właściwym dla faktur korygujących.
Po otrzymaniu zaliczki sprzedawca nie wystawia kolejnej proformy. Wystawia fakturę zaliczkową, która dokumentuje rzeczywistą wpłatę i podlega rozliczeniu podatkowemu.
Proforma w KSeF i najczęstsze błędy
W 2026 roku faktura proforma nadal pozostaje poza Krajowym Systemem e-Faktur. KSeF dotyczy właściwych faktur ustrukturyzowanych, a nie dokumentów, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. Proformę można przekazać papierowo, jako plik PDF albo przez używany program do fakturowania.
Po dokonaniu sprzedaży lub otrzymaniu zaliczki do KSeF trafia właściwa faktura VAT, jeśli obowiązek korzystania z systemu obejmuje danego podatnika. Wewnętrzna numeracja proform powinna różnić się od numeracji faktur podatkowych.
Najczęściej problemy wynikają z kilku powtarzalnych pomyłek:
- zaksięgowanie proformy jako przychodu, kosztu lub sprzedaży,
- odliczenie VAT na podstawie dokumentu oznaczonego jako proforma,
- brak wyraźnego oznaczenia „PROFORMA”,
- użycie tej samej serii numerów dla proform i faktur VAT,
- niewystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu wpłaty,
- przesłanie proformy do KSeF jako faktury ustrukturyzowanej.
Proformy nie trzeba przechowywać dla celów podatkowych, ponieważ nie jest dowodem księgowym. Warto jednak zachować ją w dokumentacji handlowej – może potwierdzać uzgodnioną cenę, zakres zamówienia i termin płatności w razie sporu.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym jest faktura proforma i czy jest dowodem księgowym?
To dokument informacyjny opisujący warunki planowanej transakcji, ale nie jest fakturą VAT ani dowodem księgowym.
Kiedy warto wystawić fakturę proforma?
Proformę można wystawić przed zawarciem transakcji, przed realizacją zamówienia lub przed otrzymaniem zapłaty, np. w celu potwierdzenia zamówienia lub żądania zaliczki.
Co powinna zawierać proforma, aby była czytelna dla klienta?
Powinna mieć wyraźny tytuł „FAKTURA PROFORMA”, datę, miejsce, dane sprzedawcy i nabywcy, szczegóły towarów/usług, ceny, VAT informacyjny oraz kwotę brutto i termin płatności.
Czy proforma powoduje obowiązek rozliczenia VAT?
Nie — faktura proforma sama w sobie nie wywołuje skutków VAT ani nie daje prawa do odliczenia podatku.
Co zrobić po otrzymaniu zapłaty na podstawie proformy?
Po otrzymaniu części wpłaty wystawia się fakturę zaliczkową w ciągu 15 dni, a po otrzymaniu całości należy wystawić właściwą fakturę VAT dokumentującą sprzedaż.
Czy proformę trzeba przesyłać przez KSeF?
Nie — proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i pozostaje poza KSeF; do systemu trafia dopiero właściwa faktura VAT, jeśli podatnik ma taki obowiązek.
Jakie są najczęstsze błędy związane z proformami?
Częste pomyłki to księgowanie proformy jako przychodu, odliczanie VAT na jej podstawie, brak oznaczenia „PROFORMA” oraz użycie tej samej numeracji co dla faktur VAT.
